公函的格式与写作

covo2024-03-24 16:16 60 浏览
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‌一、定义

函,即信函,或称书信。公函,即处理公务所用的书信。公函是党政机关、人民团体、企事业单位间商洽和联系工作时使用的一种文体。

公函的使用范围很广,平行机关或不相隶属机关间联系工作时可以使用公函,上下级机关之间联系、询问、答复工作时,也可以使用公函。

行文关系灵活。函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。

公函根据内容和性质,可以分为很多种类,如:用于商洽的商洽函、用于询问的询问函、用于答复的复函、用于委托的委托函等。另外,还有用于慰问的慰问信、用于祝贺的贺信、公开发表的公开信等,实际上只要它们使用于公务活动中,也应划入广义的公函范围。不过,从狭义的范围来讲,函和信也有一定区别,函的使用比信的范围窄,但比较庄重、严肃。

格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比较灵活自便,也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版,也可以没有文头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题。

二、写作要点

公函在结构上一般由标题、正文、落款三部分构成:

(1)标题

跟一般的信函不同,公函的标题通常要包括发文机关、事由和文种类别(函)。有时可省写发文机关,但事由和文种类别不能省略。

(2)正文

正文的开头顶格写受文单位,然后另起一段写发函的原因、联系的事项,最后一般要用请研复、请协助等字样提出具体要求,结束正文。

(3)落款

法定作者、日期,并加盖公章。

(4)公函的写作要求是:一事一函,语言规范、明了,语气合乎内容要求。

三、结语部分

1、不用别人回复的写”特此函告““特此函达”,需要别人回复的写“特此函询“

2、需要对方回复的函的结束语:

(1)商洽函可以用“敬请大力支持为盼”“即请函复”、“请复函为盼”“盼复”等;

(2)请示答复事宜函可以用“请子批准”、“请审查批准”等:

(3)答复函/批准函可以用“特此函复”、“此复”等:报告可以用“请审阅”“请审示”等

(4)商洽函、询答函常用“请予(大力、鼎力)支持(协助、帮助、配合),为感(谢、荷、盼)!”“请即函复为盼(谢、感)”之类结语。

(5)复函则常以“特此函复(答、告)”之类作结。(“荷”读作hè,此处作负荷、负担、负重解,“为荷”取引申义:对其负重负担的感谢,意同“为感、为谢”)

(6)若是请求协助,需要对方复函的,则用”盼复" "望函复,,“请即复函”等语。请批函多以“请批准" “请大力协助为盼" "望能同意" "望准予是荷”等习惯用语收束。复函的结语常用“特此复函" 特此回复" "此复"等惯用语。